Google Docs biedt teams en collega's over de hele wereld de mogelijkheid om naadloos en efficiënt online samen te werken aan een project. Werk solo of gelijktijdig op elk moment van de dag, ongeacht de tijdzone.
"Dat is best wel cool. Hoe zit het met het vermogen om met elkaar te communiceren? Ben je onderworpen aan het achterlaten van opmerkingen?”
Dat is een manier om het te doen. Toch niet zo'n goede manier. Je kunt altijd gewoon chatten met een app of sociale mediaplatforms zoals Slack of Facebook Messenger. Ze werken en het is zeer waarschijnlijk dat iedereen een Facebook-account heeft. U kunt echter al die derden vermijden, rondspringen en daar in het Google-document gaan chatten.
"Google Docs heeft ook een chatfunctie?"
Het doet! Open het gewoon en begin met typen. Geef je de voorkeur aan spraak-naar-tekst boven de klikgeluiden van je toetsenbord? Zolang u een microfoonconfiguratie op uw pc hebt, zijn het slechts een paar eenvoudige stappen om u op weg te helpen.
Blijf lezen om erachter te komen hoe u kunt chatten in een Google-document.
Communiceren binnen Google Documenten
Communicatie binnen een Google-document is super eenvoudig te bereiken zonder een externe bron of app te gebruiken. Terwijl u tegelijkertijd met uw collega's werkt, kunt u een chatbox openen, het bericht typen en verzenden. Iedereen die momenteel binnen het document werkt, ontvangt hetzelfde bericht als de chatfunctie wordt gebruikt voor open communicatie.
Om de chatfunctie te gebruiken:
- Laat het Google-document voor u openen.
- Je hebt ook iemand anders nodig die momenteel aan het document werkt, anders is de functie niet beschikbaar voor gebruik. Anonieme kijkers tellen niet mee, aangezien chat alleen beschikbaar is voor degenen waarvan het document specifiek is gedeeld.
- Klik in de rechterbovenhoek van het venster op Chatten .
- Voer het gewenste bericht in en druk op de Versturen knop of druk gewoon op Binnenkomen .
- Als je de chatfunctie niet meer nodig hebt, klik je op Dichtbij in de rechterbovenhoek van het chatvenster.
Wanneer je het chatvenster sluit, ben je nog niet uit de chat zelf verwijderd. Berichten worden nog steeds ontvangen terwijl de gesprekken doorgaan. De gebruikers die zich momenteel in het document bevinden en die hun chatvenster niet hebben geopend, hebben een rode stip boven de Chatten icoon. Dit geeft aan dat iemand een bericht heeft gestuurd dat ze nog niet hebben gelezen. Degenen met het chatvenster open zullen berichten ontvangen terwijl ze worden getypt.
Iedereen die momenteel is aangemeld bij Google Doc kan de berichten zien. De enige uitzondering zijn die van anonieme accounts. Ze kunnen de chat en degenen die momenteel aan een gesprek deelnemen niet zien.
Zodra u het Google-document sluit of zich afmeldt, worden ze automatisch uit de chat verwijderd. Als ze terug zouden komen in het document, zijn alle ontvangen chats en alle berichten die tijdens hun afwezigheid zijn verzonden, niet zichtbaar.
Chats worden niet opgeslagen en er is ook geen manier om ze te exporteren. Als je een archief van eerdere chatsessies wilt bewaren, moet je dit doen door screenshots van het gesprek te maken. Voor degenen die samenwerken via het gebruik van een mobiel apparaat, hoeft u alleen maar het bestand te openen. U kunt al chatten zonder extra stappen.
Spraak-naar-tekst gebruiken
In Google Documenten heb je alleen een werkende microfoon en een pc nodig om de basischat te dumpen voor de meer handsfree spraak-naar-tekstoptie. U kunt het dicteren op elk moment pauzeren en hervatten door middel van verbale commando's.
Voordat u begint:
- Zorg ervoor dat uw microfoon correct is ingesteld en volledig operationeel is.
- Momenteel is spraak-naar-tekst alleen beschikbaar voor pc-gebruikers en werkt het niet vanaf uw mobiele apparaat.
- De functie werkt het beste wanneer uw stem duidelijk overkomt, dus zorg ervoor dat uw werkomgeving vrij is van onnodige achtergrondgeluiden.
Wat u moet doen om spraak-naar-tekst te gaan gebruiken:
- Open het Google-document in de Chrome-browser.
- Klik in het menu bovenaan op Hulpmiddelen en toen Spraakgestuurd typen…
- Er verschijnt een microfoonvenster als dit actief is. U moet erop klikken om uw microfoon in staat te stellen spraak-naar-tekst te dicteren.
- Spreek duidelijk en in een normaal tempo, zodat de spraak gemakkelijk wordt opgepakt en foutloos is.
- Als u klaar bent met het dicteren, klikt u nogmaals op het microfoonvak om het af te sluiten.
Als u op enig moment tijdens uw toespraak het gevoel heeft dat u een fout hebt gemaakt of over uw woorden bent gestruikeld, kunt u de muis gebruiken om dit te corrigeren. Verplaats de cursor naar de plaats waar de fout is gemaakt en herstel deze voordat u de microfoon uitzet.
Als de fout eenmaal is gecorrigeerd, kunt u, om verder te gaan met het dicteren, de cursor terugzetten naar waar u was gebleven.
Spraakopdrachten en interpunctie
Het gebruik van spraakopdrachten is alleen beschikbaar in het Engels. Zowel de accounttaal als de taal voor het Google-document moeten ook op Engels staan, anders werkt het niet. Om een volledige lijst van alle beschikbare commando's te zien, kun je het officiële Helpcentrum-artikel lezen of "Spraakopdrachten helpen" in je microfoon spreken terwijl je spraaktypt.
De opdrachten die voor u beschikbaar zijn, kunnen u helpen bij het bewerken en opmaken van het Google-document terwijl u spraak-naar-tekst gebruikt. U kunt ook interpunctie uitspreken om deze waar nodig te plaatsen. Een lijst met bruikbare interpunctie- en commando-aanwijzingen:
- Periode
- Komma
- Uitroepteken
- Vraagteken
- Nieuwe lijn
- Nieuwe alinea
Kan de chatfunctie niet gebruiken
Jij en een andere gebruiker bevinden zich allebei in het Google-document en proberen te communiceren, maar om de een of andere reden is het chatpictogram nergens te vinden. Dit kan verschillende redenen hebben:
- Te beginnen met de meest onwaarschijnlijke mogelijkheid dat u minderjarig bent. Ja, u leest het goed. Als je momenteel jonger bent dan dertien jaar (vindbaar via je Google Gmail-accountprofiel), wordt de chatfunctie automatisch uitgeschakeld.
- Zoals hierboven vermeld, kunnen anonieme gebruikers de discussie op Google Documenten niet bekijken of eraan deelnemen. Het kan zijn dat u niet bent ingelogd op uw Gmail-account (of de verkeerde) of dat u uit het project bent verwijderd. Controleer de eerste voordat je gek wordt op de Doc-eigenaar omdat hij je zonder kennisgeving heeft opgestart.
- Een beheerder kan de chatfunctie uitschakelen als u momenteel met G Suite werkt. Zal het moeten opnemen met degene die de beveiliging van uw systeem op het werk uitvoert om het ingeschakeld te krijgen. Het is ook mogelijk om uitgenodigd te worden om een document te bekijken door iemand die momenteel G Suite gebruikt, waarbij hun beheerder Chat ook heeft uitgeschakeld.