Als u Google Spreadsheets zakelijk of voor een organisatie gebruikt, is het belangrijk om activa te vergrendelen of anderszins te beschermen. Per ongeluk wijzigen of verwijderen, kwaadwillende wijzigingen of algemeen onheil of fouten kunnen er allemaal voor zorgen dat u uw werk kwijtraakt en hoewel Google er een back-up van bewaart, is het toch tijdverspilling. Als u het bewerken voor specifieke cellen wilt beperken of andere aspecten van Google Spreadsheets wilt beschermen, is deze zelfstudie iets voor u.
Google Spreadsheets is het equivalent van Excel en biedt enkele eenvoudige maar nog steeds krachtige spreadsheethulpmiddelen in de cloud. Ik gebruik Google Spreadsheets en Documenten veel. Hoewel niets om naar te kijken, bevatten ze alle essentiële tools die nodig zijn voor productiviteit. Ze zijn misschien niet zo diepgaand als Office of in staat tot zoveel functies, maar tenzij je een accountant of projectmanager bent, zul je toch niet de helft van de tools gebruiken die bij Office worden geleverd.
Er zijn een paar manieren om uw werk in Google Spreadsheets te beschermen. Ik zal je er enkele laten zien.
Cellen vergrendelen in Google Spreadsheets
Als u het bewerken van specifieke cellen in Google Spreadsheets wilt beperken, vergrendelt u ze. Op die manier kan alleen jij of iemand die je toevoegt aan de goedgekeurde lijst die cellen wijzigen. Alle mensen met toestemming om ze te bekijken en te zien, maar niet om ze te wijzigen. Het is een praktische manier om te bepalen wie wat met uw documenten doet.
Er zijn twee belangrijke manieren om dit te doen. U kunt cellen selecteren en vergrendelen of het hele blad selecteren en uitzonderingen toevoegen. Ik zal je de eerste methode hier en de uitzonderingsmethode in een minuut laten zien.
- Open uw blad en selecteer het cellenbereik dat u wilt vergrendelen.
- Selecteer Gegevens en Beveiligde bladen en bereiken. Rechts verschijnt een menubalk.
- Geef het slot een betekenisvolle naam en selecteer Machtigingen instellen.
- Selecteer Beperken wie dit bereik kan bewerken en stel het in op Alleen jij of voeg anderen toe via de optie Aangepast.
- Selecteer Gereed als u klaar bent.
Je kunt andere mensen toevoegen met hun Gmail-adres of een keuze maken uit een lijst, afhankelijk van hoe je Google Spreadsheets hebt ingesteld. Als u klaar bent, worden de cellen die u hebt opgegeven, vergrendeld voor iedereen behalve aan wie u toestemming geeft. Het slot is onzichtbaar totdat iemand het probeert te wijzigen die niet op de lijst staat.
Als u cellen niet volledig wilt vergrendelen, kunt u in plaats daarvan een waarschuwingsbericht weergeven. Dit stelt je in staat om de editor te waarschuwen dat de cel(len) die ze gaan bewerken belangrijk zijn en dat je extra voorzichtig moet zijn.
- Open uw blad en selecteer het cellenbereik dat u wilt vergrendelen.
- Selecteer Gegevens en Beveiligde bladen en bereiken. Rechts verschijnt een menubalk.
- Geef het slot een naam en selecteer Machtigingen instellen.
- Selecteer Een waarschuwing weergeven bij het bewerken van dit bereik.
- Selecteer Gereed.
Met deze instelling ziet iedereen die op het punt staat de beveiligde cel te bewerken een pop-upwaarschuwing met de mededeling 'Let op! U probeert een deel van dit blad te bewerken dat niet per ongeluk mag worden gewijzigd. Toch bewerken?' Er is ook een specifieke OK-knop om er zeker van te zijn dat de editor de cel echt wil veranderen. Dit is handig om degenen die u vertrouwt om uw blad te bewerken eraan te herinneren dat die specifieke cellen extra zorg nodig hebben.
Vergrendel het hele Google-spreadsheet
Als het vergrendelen van cellen niet genoeg is, kunt u het hele Google-spreadsheet vergrendelen zodat het alleen voor iedereen behalve goedgekeurde gebruikers kan worden gelezen. Het volgt een soortgelijk proces als het bovenstaande, maar maakt het hele blad onaantastbaar in plaats van specifieke cellen. Als u uw blad presenteert of deelt en niet wilt dat er mee wordt geknoeid, is dit hoe u het beschermt.
- Open het blad dat u wilt vergrendelen.
- Selecteer Gegevens en Beveiligde bladen en bereiken. Rechts verschijnt een menubalk.
- Selecteer de wisselknop Blad in plaats van Bereik.
- Selecteer het specifieke blad als er meer dan één zijn.
- Selecteer Machtigingen instellen en voeg gebruikers toe die kunnen bewerken.
- Selecteer Gereed.
U kunt dezelfde regeling gebruiken als celvergrendeling met betrekking tot vergrendeling of waarschuwing. Het gebruikt dezelfde setup als hierboven, dus ik zal je niet vervelen door het te herhalen.
Celuitzonderingen toevoegen aan een vergrendeld blad
Ik heb hierboven vermeld dat er een tweede manier is om cellen te vergrendelen en dat is om het hele blad te vergrendelen, maar cellen als uitzondering toe te voegen. Als u een groot blad heeft en slechts een of enkele cellen om te vergrendelen, kan dit de eenvoudigste manier zijn om dit te doen. Hier is hoe:
- Volg het bovenstaande proces om het hele Google-spreadsheet te vergrendelen, maar stop vóór stap 6.
- Selecteer Behalve bepaalde cellen onder de bladkiezer.
- Voeg de cellen toe die u bewerkbaar wilt houden in het vak eronder. Ga door totdat alle cellen zijn opgenomen.
- Selecteer Machtigingen instellen en ga vanaf daar verder.
U kunt afzonderlijke bereiken toevoegen door één groep te selecteren en vervolgens de link Nog een bereik toevoegen eronder te selecteren. U kunt zoveel herhalen als praktisch is om uw blad volledig te beveiligen.
