Virtuele vergaderingen zijn een geweldige manier om in contact te blijven met mensen. Maar soms is een videochat niet genoeg. Wat gebeurt er als je iets met de groep moet delen?
Microsoft Teams maakt het eenvoudig om de groep precies te laten zien waar je het over hebt met de Share Screen-functie. Je kunt het gebruiken, of je nu op een desktop of je mobiele apparaat zit.
Nu heb je de vrijheid om vergaderingen te houden zonder een visuele beat over te slaan.
Bureaublad delen
Delen vanaf uw bureaublad is net zo eenvoudig als het indrukken van een enkele knop vanuit de bedieningselementen van uw vergadering:
- Zoek naar het pictogram Delen (ziet eruit als een naar boven wijzende pijl omringd door een vak).
- Van daaruit kunt u een venster, een PowerPoint-bestand, een whiteboard of uw hele bureaublad selecteren om te delen.
- Vergeet niet dat u op de knop Delen stoppen moet klikken als u klaar bent, anders blijft uw venster open voor de hele groep.
Houd er rekening mee dat de webversie van Teams ook een beetje anders werkt. Als je de Desktop-app niet gebruikt, heb je de nieuwste versie van Microsoft Edge of Google Chrome nodig om meer dan je scherm te delen.
Mac-gebruikers zien mogelijk een prompt om de privacy-instellingen te wijzigen voordat ze het scherm delen. Linux-gebruikers hebben echter pech. Venster delen is niet beschikbaar op het platform.
PowerPoint-dia's delen
Als u een PowerPoint-presentatie wilt delen, begint het op dezelfde manier.
- Zoek de bedieningselementen voor uw vergadering en klik op het pictogram Delen.
- Kies PowerPoint als het type dat u wilt delen.
- Vervolgens kunt u uw bestand selecteren in de PowerPoint-sectie. Deze lijst is afkomstig van de meest recente bestanden op uw bureaublad. Dus als u bestanden op uw OneDrive of op de SharePoint-site van uw team hebt geopend of bewerkt, wordt deze hier vermeld.
Door een bestand uit deze vooraf ingevulde lijst te selecteren, kunnen alle deelnemers aan de vergadering de dia's zien. Ze hebben ook toegang tot bestanden wanneer de vergadering is afgelopen.
Als u echter een bestand selecteert via de functie Bladeren, is het proces iets anders. Uw team kan de dia's nog steeds zien, maar eerst moet u het bestand uploaden naar Teams voor de vergadering. Voor kanaalvergaderingen gaat dit bestand naar het tabblad Bestanden in het kanaal. Elk teamlid op het kanaal heeft op deze manier toegang tot het bestand. Bestanden voor privévergaderingen worden echter opgeslagen op uw OneDrive. Alleen deelnemers van die besloten bijeenkomst hebben toegang tot het PowerPoint-bestand.
Controle geven over gedeelde schermen
Soms moet je tijdens een vergadering samenwerken met andere teamleden. Als u wilt dat iemand anders u helpt met uw schermpresentaties, moet u hen de controle geven. Maar maak je geen zorgen, want jullie hebben allebei de controle over het bestand tijdens de vergadering.
- Beweeg de muisaanwijzer naar de bovenkant van het scherm om de werkbalk voor delen weer te geven. Klik op de knop Controle geven en scrol omlaag naar de persoon aan wie u controle wilt geven.
- Klik op de naam van de persoon om de actie te voltooien.
Als je dat doet, laat Microsoft Teams die persoon weten dat je de controle met hem deelt. Ze kunnen vervolgens bewerkingen, selecties en anderszins het gedeelde scherm wijzigen.
De controle terugnemen is net zo eenvoudig als klikken op de knop Take Back Control in de werkbalk.
Controle over gedeelde schermen
Denkt u dat het nuttig zou zijn om de persoon te helpen met het dossier? U kunt een verzoek sturen om de controle over te nemen wanneer een andere persoon een scherm deelt.
- Klik eenvoudig op Beheer aanvragen en wacht op hun antwoord (als ze deze mogelijkheid niet hebben ingeschakeld, wordt deze grijs weergegeven zoals op de onderstaande foto.)
- De persoon die een scherm deelt, heeft de vrijheid om het verzoek goed te keuren of te weigeren. Als ze het accepteren, kun je verschillende dingen doen terwijl je de controle hebt, zoals bewerkingen, selecties en aanpassingen.
- Wanneer u klaar bent om het delen van controle te stoppen, gaat u terug naar de werkbalk en klikt u op Controle vrijgeven.
Systeemaudio gebruiken tijdens delen
Soms moet u audio delen tijdens presentaties op afstand. Teams maken het gemakkelijk om de audio van uw computer te streamen naar deelnemers aan de vergadering om audioclips te delen of een video af te spelen.
- Selecteer het pictogram Delen in de bedieningselementen van uw vergadering om uw systeemaudio te delen.
- Klik op de knop Systeemaudio opnemen om te beginnen.
Onthoud dat alle geluiden van uw systeem via Teams gaan. En dat geldt ook voor meldingen die u mogelijk privé wilt houden. Het kan dus een goed idee zijn om die meldingen uit te schakelen – in ieder geval tijdelijk!
Houd er rekening mee dat het delen van systeemaudio niet werkt bij het delen van een whiteboard- of een PowerPoint-bestand. Vanwege de beperkingen van de app werkt het delen van audio ook alleen op Windows-apparaten.
Mobiel delen
Soms moet u schermen delen wanneer u onderweg vergadert. Met Teams kun je ook via de mobiele app delen waar je naar kijkt!
- Om inhoud te delen, klikt u op de drie stippen voor Meer opties op uw vergaderscherm.
- Selecteer het pictogram Delen
- Kies wat je wilt delen. Uw opties omvatten een video, foto en uw hele scherm.
- Ga naar de onderkant van je scherm en tik op Start als je klaar bent om te delen.
- Als u klaar bent, tikt u op de knop Stoppen.
Deel meer inhoud in uw teamvergaderingen
Tegenwoordig hoeft afstand geen grote content meer in de weg te staan. Deel de jouwe wanneer je maar wilt met een tik op de knop in Microsoft Teams. Of geef iemand anders in de vergadering de controle terwijl u doorgaat met de presentatie. Samenwerken was nog nooit zo eenvoudig!
Gebruikt u de functie Scherm delen voor uw Teams-vergaderingen? Hoe werkt het? Vertel ons over uw ervaring in de opmerkingen hieronder.