Google Documenten is een geweldig hulpmiddel voor samenwerking, omdat het meerdere mensen in staat stelt om één document tegelijk te bewerken en eraan te werken, zonder uit het oog te verliezen wie wat doet.
Als u of uw organisatie Google Documenten gebruikt, kan het nuttige informatie zijn om te weten wie in het team welk document heeft bekeken en wanneer. Van ervoor zorgen dat iedereen een concept, algemene voorwaarden, uw laatste inzending, beleid en procedures of een ander belangrijk document leest, is essentieel om te kunnen zien wie wat heeft gedaan en wanneer.
Tot voor kort kon je niet zien wie je Google-documenten heeft bekeken. Je kon zien wie het heeft bewerkt, maar niet wie het heeft gelezen. Als ze niet hebben opgeslagen, bewerkt of een opmerking hebben achtergelaten, had je geen idee of een bepaalde persoon de nieuwste versie van een document had gelezen.
Omdat u Google Documenten kunt delen met alleen-lezen machtigingen, kunt u het document ook met sommige mensen delen met de bedoeling dat zij het document bekijken maar geen wijzigingen aanbrengen.
Met de huidige versies van Google Documenten kunt u instellingen configureren zodat u kunt zien wie uw Google Documenten heeft bekeken. Laten we eens kijken hoe u dit zelf kunt doen.
De G Suite-activiteitenmonitor
G Suite wordt doorgaans gebruikt door organisaties waarin samenwerking essentieel is. Als u G Suite gebruikt om regelmatig met anderen samen te werken, kunt u de Activity Monitor gebruiken om de weergavegeschiedenis van elk Google Documenten-bestand te bekijken.
Volg deze stappen om dit te doen:
- Open een Google Spreadsheet-bestand
- Klik op de stijgende trend pijlpictogram in de rechterbovenhoek, of ga naar de Hulpmiddelen vervolgkeuzemenu
- Open de Activiteitendashboard
- Klik op de Alle kijkers voor uw organisatie-tabblad
Met dit proces kunt u weergaven in het document volgen, inclusief de datum en tijd van de laatste weergave voor elke kijker.
Als u de optie Activity Monitor niet ziet in uw Google-document, betekent dit waarschijnlijk dat u bent aangemeld bij de gratis versie van Google Documenten of een persoonlijk account in plaats van een G Suite-versie.
Trends in kijkers en reacties
Behalve dat u kunt zien wie uw Google-documenten heeft bekeken, kunt u met de Activity Monitor ook trends zien over wanneer mensen uw document hebben bekeken of erop hebben gereageerd.
Kijkerstrend: Toont u een staafdiagram van het aantal unieke kijkers gedurende een tijdsperiode die u kiest, van 7 dagen tot altijd.
Opmerkingentrend: Toont staafdiagrammen van de commentaartrend over een tijdspanne van 7 dagen tot altijd.
Schakel Geschiedenis bekijken in Google Documenten uit
Als u om welke reden dan ook de weergavegeschiedenis van een document wilt uitschakelen, kunt u dat ook doen door deze snelle stappen te volgen:
- Open het Google-spreadsheet
- Klik op de stijgende trend pijl in de rechterbovenhoek van uw document of ga naar Hulpmiddelen uit het vervolgkeuzemenu
- Open de Activiteitendashboard
- Selecteer Privacy instellingen
- Schakel onder Documentinstelling Toon mijn kijkgeschiedenis voor dit document uitzetten
Deze optie is ook beschikbaar in de persoonlijke of gratis versie van Google Docs. Als u aan een document werkt, maar niet wilt dat uw medewerkers het weten totdat u klaar bent om uw laatste revisies te delen, kunt u uw weergavegeschiedenis uitschakelen.
Begin door Google Spreadsheets te openen en op . te klikken Instellingen.
In het menu Instellingen kunt u uw weergavegeschiedenis uitschakelen met de instellingen van het "Activiteitendashboard". Nadat u dit naar de "uit" -positie hebt geschakeld, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.
Hoe u kunt zien wie er wijzigingen heeft aangebracht in uw Google-document
Versiebeheer is erg belangrijk, zeker als je in een gereguleerde branche werkt. Versiebeheer is iets wat Google Docs al een tijdje goed doet. Documenten laten zien wie een document heeft bewerkt, opgeslagen of gedeeld. Dit werkt niet alleen met G Suite, maar ook met persoonlijke Google Documenten.
Als u geïnteresseerd bent in versiebeheer of er zeker van wilt zijn dat niemand wijzigingen heeft aangebracht zonder het bestand te vergrendelen, kunt u dit te weten komen door deze stappen te volgen:
- Open een Google-spreadsheet die u wilt bijhouden
- Selecteer Bestand en Versiegeschiedenis
- Selecteer Versiegeschiedenis bekijken
Er zou een venster moeten verschijnen aan de rechterkant van uw scherm met elke opslag en bewerking voor het document in kwestie. Afhankelijk van hoe je G Suite of Google Docs hebt ingesteld, kun je deze gegevens ook zien door de link 'Laatste bewerking was...' bovenaan het document te selecteren. Het brengt je naar precies dezelfde plek.
Binnen dat venster zou u ook de mogelijkheid moeten hebben om de vorige versie van het document te bekijken voordat de wijzigingen werden aangebracht.
Dit is essentieel voor versiebeheer, aangezien u een controlespoor hebt van welke wijzigingen zijn aangebracht, wanneer ze zijn aangebracht en door wie. Het is ook handig als je enkele wijzigingen hebt aangebracht, er een nachtje over hebt geslapen, van gedachten bent veranderd en ze wilt terugdraaien.
Hoe u kunt zien wie uw Google-document heeft gedeeld
U kunt ook zien wie uw Google-document heeft gedeeld en wanneer. U kunt ook de instellingen voor delen zien, zodat u de toegang tot uw document beter kunt beheren.
- Ga naar drive.google.com
- Klik op Mijn drijfveer aan je linker kant
- Klik op de kleine I knop in de rechterbovenhoek
- Klik Activiteit
- Klik op elk bestand of elke map afzonderlijk of bekijk de schuifbalk aan de rechterkant van het scherm. Hiermee kunt u zien wie uw document heeft gedeeld.
U kunt dit ook vanuit het document controleren door Delen te selecteren. De namen van personen verschijnen in het pop-upvenster. Als er meerdere mensen zijn, selecteert u een naam en de lijst met alle namen verschijnt.
Laatste gedachten
Uw vermogen om te bepalen wie uw documenten heeft bekeken, gedeeld en bewerkt, is beperkt als u geen toegang heeft tot een G Suite-account; er zijn echter nog steeds manieren om wat basisinformatie te krijgen.
Door de stappen in deze handleiding te volgen, kunt u snel en eenvoudig zien wie uw Google Docs-document op welke manier dan ook heeft bekeken, bewerkt en gewijzigd.