Afbeelding 1 van 6
Miljoenen mensen gebruiken Microsoft Outlook om hun e-mail en agenda te beheren, zowel op het werk als thuis. Dat is een bewijs van het nut ervan, maar de waarheid is dat maar weinig mensen echt weten hoe ze het beste uit de functies kunnen halen.
Door een paar eenvoudige trucjes te leren, kunt u tijd besparen, efficiënter werken en zelfs uw privé- en werkleven synchroniseren. Deze tips zijn gericht op Outlook 2013, 2016, 2019 en Microsoft 365, maar veel zijn ook van toepassing op oudere versies van Outlook.
Tip #1: Voorkom herhaaldelijk typen met Quick Parts
Als u regelmatig een standaard tekstblok moet typen, kunt u dit opslaan als een “Snel onderdeel” voor eenvoudig invoegen in uw e-mails.
- Markeer de tekst in het opstellervenster.
- Klik op de "Invoegen" tabblad om het lintmenu uit te rollen.
- Selecteer "Snelle onderdelen" en kies “Sla de selectie op in de Quick Parts-galerij.”
- Klik "OKE" in het pop-upframe om de nieuwe Quick Part-frase op te slaan.
Als u in de toekomst hetzelfde tekstblok begint te typen, ziet u het als een suggestie verschijnen. Raken "opbrengst" om de tekst volledig in te voegen. U kunt uw zin ook met de muis selecteren met de "Snelle onderdelen" laten vallen. Klik er met de rechtermuisknop op voor plaatsingsopties, of bewerk en beheer Quick Parts en andere 'bouwstenen'.
Tip #2: Schrijf een bericht om op een later tijdstip af te leveren
Als u nieuws of berichten heeft die u niet meteen wilt delen, kunt u met Outlook de bezorging uitstellen tot een bepaalde tijd.
- Schrijf uw e-mail en voeg uw ontvanger toe. Zet alles klaar om te verzenden zoals je normaal zou doen.
- Klik op het tabblad "Opties". Eronder verschijnt een vervolgmenu.
- Klik op “Vertraging levering” of selecteer het kleine pijlpictogram in de "Versturen" box, afhankelijk van uw Outlook-versie en besturingssysteem.
- Kies in het pop-upvenster de datum en tijd waarop u wilt dat de ontvanger de e-mail ontvangt en klik vervolgens op "Dichtbij" of "Versturen" afhankelijk van uw Outlook-versie en besturingssysteem.
- Klik "Versturen" wanneer je klaar bent.
- Als u een Exchange-server gebruikt, kunt u Outlook nu sluiten. Als je POP of IMAP gebruikt, moet je de applicatie open laten totdat de opgegeven verzendtijd is verstreken.
U kunt ook de datum en tijd bijwerken of het bericht helemaal verwijderen voordat het wordt verzonden. Bezoek de “Concepten” map en klik op "Verzenden annuleren." Vervolgens kunt u het bericht opnieuw maken en op een nieuwe datum of tijd verzenden.
Tip #3: Maak een map voor veelvoorkomende zoekopdrachten
U kunt altijd in de huidige map zoeken door woorden of woordgroepen te typen in het zoekveld, dat zich boven de berichtenlijst bevindt. Voor vaak gezochte termen kunt u de taak echter vereenvoudigen met een "Zoekopdracht" map.
Ga naar de "Map" tabblad en klik met de rechtermuisknop op "Zoekmap" om er een te maken. Kies uit verschillende sjablonen (e-mail van specifieke personen, e-mail gemarkeerd als belangrijk, enz.) of stel uw eigen criteria in met behulp van de "Maak een aangepaste zoekmap" optie.
Uw nieuwe zoekmap verschijnt in het mappenvenster aan de linkerkant van het Outlook-venster; klik erop om berichten te zien die aan uw geselecteerde voorwaarden voldoen. Klik met de rechtermuisknop en selecteer "Map hernoemen" om het een handige naam te geven.
Tip #4: Automatiseer terugkerende taken met Quick Steps
Als u merkt dat u regelmatig een bepaalde taak uitvoert, zoals het doorsturen van een inkomende e-mail naar een collega of het uitnodigen van een groep ontvangers voor een vergadering, Snelle stappen kan u tijd besparen. U vindt een reeks vooraf gedefinieerde Snelle stappen in het midden van de Huis tabblad, maar de echte kracht van de functie zit in het definiëren van uw eigen.
Klik op de vervolgkeuzepijl en selecteer “Nieuwe snelle stap” om een aangepaste reeks acties te maken waarmee u berichten kunt categoriseren, verplaatsen, markeren en verwijderen met een enkele muisklik.
Door op de uittrekpijl te klikken, rechtsonder in de “Snelle stappen” lintgroep, opent een dialoogvenster van waaruit u snelkoppelingen kunt dupliceren en bewerken, zodat u een reeks variaties op een thema kunt maken.
Tip #5: Sorteer je e-mail met regels en voorwaardelijke opmaak
De 'Reglement' vervolgkeuzelijst in de 'Beweging' gedeelte van de 'Huis' tabblad biedt opties voor het maken en beheren van regels voor het automatisch verwerken van berichten zodra ze binnenkomen. Als u een bericht selecteert voordat u erop klikt, zal het aanbieden om een regel te maken die van invloed is op soortgelijke berichten. Selecteer "Creëer regel" en je krijgt de mogelijkheid om allerlei criteria in te stellen om op te controleren, waaronder afzender, ontvanger, grootte, datum, enz. Je kiest ook wat er moet gebeuren met e-mails die voldoen aan de ingestelde criteria.
Een vergelijkbare functie is: Conditionele opmaak, die u kunt vinden door te klikken op "Laat instellingen zien" gevolgd door de "Visie" tabblad. Hiermee worden geen berichten verplaatst of verwerkt, maar worden e-mails weergegeven die aan bepaalde criteria voldoen in een opgegeven lettertype en kleur, zodat u ze direct in uw inbox kunt herkennen.
Tip #6: Automatisch onnodige berichten wissen
Als u ruimte wilt besparen of een onpraktisch e-mailspoor wilt opruimen, is de Schoonmaken tool in Outlook 2013 en later kan helpen. Het analyseert een volledig e-mailgesprek en verwijdert alle berichten die in hun geheel zijn geciteerd in een volgend bericht. Op die manier kunt u nog steeds zien wat er is gezegd door volgende berichten te controleren.
Gebruiken Schoonmaken, klik op het vervolgkeuzemenu op de "Huis" en kies of je een enkel gesprek of een hele map wilt opruimen. Om meer controle over uw instellingen te implementeren, klikt u op de "Instellingen" knop in de pop-upwaarschuwing om te kiezen welk soort berichten moet worden verwijderd en wat met rust moet worden gelaten.
Tip #7: Delegeer toegang tot uw e-mail en agenda
Als u voor een bepaalde situatie of gebeurtenis iemand anders toegang moet geven tot uw Outllok-account, kunt u tijdelijk iemand anders uw inbox en afspraken laten beheren. Om dit in te stellen, opent u de "Bestand" tabblad en klik vervolgens op de "Account instellingen" vervolgkeuzelijst en selecteer "Toegang gedelegeerd." Klik "Toevoegen" en voer de naam in van de persoon (of personen) aan wie u toegang wilt verlenen.
U ziet een reeks vervolgkeuzemenu's voor machtigingen. Met de standaardinstellingen kan uw gemachtigde uw agenda en takenlijst openen en bijwerken, terwijl e-mail en contacten privé blijven. U kunt de machtigingen aanpassen aan uw behoeften.
Opmerking: Een gemachtigde moet dezelfde versie van Outlook gebruiken als u en de items waartoe u toegang wilt, moeten op een Exchange-server zijn opgeslagen. De gemachtigde heeft geen toegang tot uw mailbox die op uw harde schijf staat.
Tip #8: Beheer leesbevestigingen
Gelukkig gedraagt Outlook zich braaf genoeg om toestemming te vragen voordat een leesbevestiging wordt verzonden; je kunt het gedrag verder aanpassen door op de . te klikken "Bestand" tabblad, opening "Opties", het selecteren van de "Mail" bekijken en naar beneden scrollen naar de 'Volgen' sectie. Om de frequentie van verzonden ontvangstverzoeken te configureren, kiest u: "altijd" of "nooit," of configureer uw eigen instellingen voor ontvangstverzoeken.
Een handige optie is de mogelijkheid om een ontvangstbewijs aan te vragen, waarmee wordt bevestigd dat uw e-mail de e-mailserver van de ontvanger heeft bereikt, zonder aan te dringen op een melding wanneer deze daadwerkelijk wordt geopend.
Tip #9: Tijdzones
Als u voor uw werk reist, kent u de frustratie van vergaderingen en afspraken in Outlook die op de verkeerde lokale tijd verschijnen. Gelukkig kun je tijdzones beheren vanuit je instellingen. Onder "Bestand," zoeken “Opties” en selecteer "Kalender" om je te openen "Tijdzone" instellingen. Nadat u uw lokale tijdzone hebt gewijzigd, worden tijdstempels van e-mail en agenda-items weergegeven met de juiste verschuiving.
U kunt ook een tweede tijdzone configureren die moet worden weergegeven, zodat u bijvoorbeeld kunt bijhouden hoe laat het thuis is, of kunt zien hoe laat het is voor uw collega's in het buitenland om ervoor te zorgen dat u ze tijdens kantooruren opvangt en niet' t contact met hen opnemen op een ongelegen moment van de dag. Klik "Tijdzones verwisselen" om gemakkelijk van de ene naar de andere locatie te wisselen.
Tip #10: Gebruik de functie voor plaknotities
Outlook bevat een ingebouwde functie voor plaknotities om u te helpen herinneren aan of kennis te nemen van belangrijke informatie. druk op "Ctrl + Shift + N" vanaf elke plek in de Outlook-interface om een nieuwe notitie te maken, die kan worden gesleept en overal op het scherm kan worden geplaatst. Notities worden standaard in lichtgeel weergegeven, maar u kunt ze aan categorieën toewijzen, waardoor ze overschakelen naar de bijbehorende kleur.
Om uw notities te beheren, klikt u op de "Opmerking" icoon onderaan de 'Visie' paneel. Van daaruit kunt u notities kopiëren, ordenen en afdrukken. U kunt ook, via het veld rechtsboven in het venster, zoeken naar notities met specifieke tekst.
Tip #11: Versleutelde e-mail
Als u wilt bewijzen dat uw berichten echt van u afkomstig zijn, kan Outlook uw e-mails cryptografisch ondertekenen. U kunt zelfs een stap verder gaan en de tekst en bijlagen versleutelen, zodat alleen ontvangers met wie u de sleutel hebt gedeeld, ze kunnen lezen. Om dit in te stellen, opent u de "Instellingen van het Vertrouwenscentrum" door te klikken op “Bestand | Opties | Vertrouwenscentrum" en selecteren "E-mailbeveiliging."
Het versleutelen van e-mails en het toevoegen van een digitale handtekening is net zo eenvoudig als het aanvinken van de relevante vakjes, maar u moet een digitale id als je er nog geen hebt. Klik "Koop een digitale id..." om links naar een reeks providers te zien, waaronder Comodo, die gratis e-mailcertificaten aanbiedt.