De kantoorcultuur verandert voortdurend, waarbij meer werknemers ervoor kiezen om op afstand te werken. Dat hoeft echter niet ten koste te gaan van de productiviteit. Naadloos werken en tegelijkertijd op afstand werken, was ooit bijna onmogelijk, maar dankzij technologische vooruitgang kunt u nu zelfs in de meest afgelegen gebieden samenwerken met collega's. Microsoft Teams vereenvoudigt het proces echt.
Zeg "vaarwel" tegen eindeloze e-mailgesprekken en het bijhouden van bijlagen. U kunt bestanden uploaden en delen op dezelfde plek waar u vergaderingen houdt. Ontdek hoe u uw procedures op afstand kunt stroomlijnen en online kunt delen met Teams.
Delen op een desktop
Een van de voordelen van het uploaden van bestanden naar Teams is dat je een link krijgt om het ene bestand met anderen te delen. Dat betekent dat je hetzelfde bestand niet op meerdere plaatsen hoeft te uploaden om iedereen er toegang toe te geven.
U kunt bestanden op verschillende manieren delen vanaf een desktop.
Tijdens een groeps- of een-op-een-chat
Ten eerste kun je bestanden delen terwijl je in een chatsessie zit. Ga naar het pictogram Bestand kiezen dat eruitziet als een paperclip. Het bevindt zich direct onder het vak waarin u berichten typt. Wanneer u het bestand kiest, uploadt Teams een kopie van het origineel.
U hebt ook verschillende opties voor bestandstoegang om te delen. U kunt ervoor kiezen om rechtstreeks vanaf uw computer te uploaden, of u kunt een Zakelijk account gebruiken voor OneDrive. Alle cloudopslag van derden is ook toegankelijk als u of uw beheerder deze heeft toegevoegd aan de Teams-app.
Als je een hekel hebt aan het gebruik van het paperclippictogram, kun je ook een bestand uploaden door op het tabblad Bestanden van de chat te klikken. Scroll naar beneden en selecteer Delen om een bestand te uploaden.
Delen met je team in een kanaal
Je hoeft niet te wachten tot je aan het chatten bent met een teamlid om een video te uploaden. Klik op datzelfde paperclippictogram voor Bestand kiezen in het kanaal.
Je kunt ook naar het tabblad Bestanden in je kanaal gaan en op Uploaden klikken. Beide opties leiden u naar het volgende venster waarin u bestanden kunt selecteren.
Een link delen
U kunt een link delen met degenen in een groep of individueel. Dit is buitengewoon eenvoudig en geweldig voor het delen van Google-documenten, websites, video's en meer.
Het enige dat u hoeft te doen, is op het formaatpictogram onder de chatbox te drukken. Tik vervolgens op de drie horizontale stippen en klik op 'Link'. Plak de link en stuur het bestand naar uw contactpersoon.
Delen met iOS
Als u vanaf een iOS-apparaat werkt, is het delen van een bestand relatief eenvoudig en zijn de stappen vergelijkbaar met het gebruik van een Windows-pc. Een van de gemakkelijkste manieren om te delen is door naar het Paperclip-pictogram Bestand kiezen onder het berichtvenster te gaan. Van daaruit selecteert u het bestand op uw apparaat of gebruikt u cloudopslag.
Als je een bestand wilt delen dat al in Teams staat, tik je op het weglatingsteken voor Meer opties en scrol je omlaag naar Bestanden.
Als alternatief kunt u ook delen binnen Teams door naar een reeds geüpload bestand te gaan en op het ellipspictogram Meer opties te tikken. Scroll naar beneden en selecteer Delen en selecteer vervolgens de persoon of groepsnaam waarmee u wilt delen met behulp van de zoekfunctie.
U kunt deze stappen natuurlijk altijd overslaan en gewoon de functie Koppeling kopiëren gebruiken. Door de link te gebruiken, kun je bestanden delen buiten de Teams-app. U kunt ook een kopie naar uw telefoon downloaden via de optie Kopie verzenden om het bestand op een later tijdstip te delen.
Delen met Android
Het delen van bestanden op een Android-apparaat is relatief eenvoudig. Voeg bestanden toe tijdens een gesprek door op het Paperclip-pictogram Bestand kiezen onder het compositievak te tikken. Selecteer een bestand om te delen vanaf uw mobiele apparaat of cloudservice. U kunt ook bestanden uploaden naar de web- of desktop-app om ze later op uw apparaat te bekijken.
Wat als je iets wilt delen dat al is geüpload naar Teams? Ga naar de navigatiebalk onderaan de app en veeg omhoog. Wanneer u de menu-opties ziet, bladert u naar Bestanden en selecteert u deze.
Zoek vanaf daar naar het gewenste bestand in de lijst met recent geopende bestanden of cloudopslagbestanden. Tik op het ellipspictogram voor Meer opties en scrol omlaag en tik op Delen.
Om uw ontvangers te kiezen, kunt u naar het tabblad Chat gaan en zoeken op groepsnaam, persoon of trefwoord. U kunt ook ontvangers selecteren op het tabblad Kanaal en zoeken op kanaalnaam of trefwoord.
Gemakkelijk samenwerken met de Share-functie
Deel en werk naadloos samen aan bestanden met dezelfde app die u gebruikt om vergaderingen te houden. Je hebt verschillende uploadopties en je kunt zelfs bestanden tegelijk bewerken. Reageer op videobestanden of bewerk MS Office-documenten samen met andere teamleden. Uw wijzigingen worden naadloos samengevoegd terwijl u aan het bestand werkt.
Hoe vaak gebruikt u de Teams Share-functie? Wat is je favoriete manier om te delen? Waarom? Vertel ons over uw ervaringen in de opmerkingen hieronder.