Het hebben van een grote groepsbijeenkomst kan het vaak moeilijk maken om open discussies te voeren en ideeën uit te wisselen. Gelukkig kan met Microsoft Teams de communicatie tussen een kleine groep veel soepeler verlopen door lid te worden van de brainstormruimten. Als je net bent begonnen met het gebruik van Teams, weet je misschien niet hoe je precies lid kunt worden van zo'n ruimte. Geen zorgen, we hebben je gedekt.
Na het lezen van dit artikel weet je hoe je een brainstormruimte in Microsoft Teams kunt deelnemen, maken, hernoemen of sluiten. We beantwoorden ook andere waardevolle vragen, zodat u het meeste uit deze robuuste software voor teamsamenwerking kunt halen.
Hoe deel te nemen aan Breakout Rooms in Microsoft Teams?
Breakoutrooms in Microsoft Teams kunnen teamcommunicatie een stuk eenvoudiger maken. Door lid te worden van een ruimte, kunt u de details van uw marketingstrategie bespreken met een groep die daar speciaal omheen is gebouwd. Misschien ben je student en moet je professor je voor sommige groepsopdrachten toevoegen aan een aparte ruimte.
Weet dat alleen de organisatoren van de vergadering deze ruimten kunnen maken. Dit betekent dat je pas kunt deelnemen aan een breakoutroom als de organisator er een heeft gemaakt. De app zal je onmiddellijk naar de kamer verplaatsen, of je krijgt een uitnodiging om eraan deel te nemen.
Op bureaublad
- Als je niet automatisch aan de chatruimte wordt toegevoegd, wacht je tot de uitnodiging verschijnt.
- Wanneer het pop-upvenster verschijnt, klikt u op "Join Room".
- U kunt nu apart van de hoofdvergadering in deze ruimte chatten.
- Om terug te gaan naar de centrale vergadering, klikt u op de knop “Terug”. U ziet deze optie niet als uw organisator van de vergadering deze niet eerder heeft ingeschakeld.
- Keer terug naar de breakoutroom door op de knop "Join Room" te klikken.
Op mobiele apparaten
- Wacht tot de pop-up verschijnt.
- Zodra dit het geval is, tikt u op "Deelnemen" om over te schakelen naar de breakout-ruimte.
- Als u de eerste uitnodiging mist, staat er een banner bovenaan het hoofdvenster van de vergadering. Klik daar op "Deelnemen".
- Schakel tussen de centrale vergadering en de breakoutroom door op de knoppen "Return" en "Join room" te tikken. Deze functie is echter mogelijk niet altijd beschikbaar.
Hoe maak je een brainstormruimte in Microsoft Teams?
Als u als organisator van een vergadering een brainstormruimte maakt, kunt u deelnemers in kleinere groepen verdelen. Deze functie is handig voor klassikale vergaderingen of elke andere vergadering waarbij groepswerk betrokken is.
Als je nog nooit breakout rooms hebt beheerd, moet je eerst deze optie inschakelen:
- Log in op uw Teams desktop-app.
- Open de pagina "Instellingen" door op uw profielfoto te klikken.
- Ga naar het gedeelte "Algemeen" en zoek het tabblad "Toepassing".
- Zorg ervoor dat de optie "Nieuwe vergaderervaring inschakelen" is aangevinkt.
- Start de app opnieuw.
U bent nu klaar om een brainstormruimte te maken in de centrale vergadering. Er zijn echter een paar punten die het waard zijn om te weten:
- Zorg ervoor dat alle Teams-deelnemers de nieuwste app-versie gebruiken.
- Gebruik de versie van de desktop-app om brainstormruimten te maken.
- U moet de organisator van de vergadering zijn om de breakoutroom-optie in het bedieningsmenu te zien.
- Breakoutruimten zijn alleen beschikbaar bij het starten van een ''Meet Now'' in een specifiek kanaal of agenda of in privé geplande vergaderingen. Je hebt niet de mogelijkheid om deze kamers te maken tijdens gewone gesprekken.
- Geen van de deelnemers aan de vergadering heeft de optie om de optie voor brainstormruimten te maken (of te bekijken), en u kunt deze mogelijkheid niet aan hen delegeren.
Dit zijn de stappen voor het maken van brainstormruimten in Microsoft Teams:
- Begin de vergadering zoals u gewoonlijk doet.
- Wacht tot de deelnemers meedoen.
- Klik op de knop “Breakout Rooms” in het bedieningsmenu. Het is de knop tussen de extra opties ellips en de reactie controles.
- Selecteer onder 'Kamerinstellingen' hoeveel kamers je nodig hebt.
- Kies onder 'Deelnemers' hoe u wilt dat de app nieuwe mensen aan de ruimte toewijst. Je kunt ofwel 'Automatisch' selecteren, waarmee alle mensen aan de specifieke ruimte worden toegewezen, of 'Handmatig', waarbij je zelf deelnemers toevoegt. Houd er rekening mee dat u deze voorkeur later niet kunt wijzigen.
- Klik op de knop "Creëer kamers" om te voltooien.
Je hebt nu een Breakout Room aangemaakt in Microsoft Teams. U ziet de lijst met alle brainstormruimten samen met de opties voor ruimtebeheer in de rechterzijbalk.
Hoe wijs ik een brainstormruimte toe in Microsoft Teams?
Als je de optie "Handmatig" hebt gekozen bij het maken van een breakoutroom, moet je de deelnemers zelf toevoegen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik na het aanmaken van een ruimte op "Deelnemers toewijzen". U ziet een lijst met de belangrijkste deelnemers aan de vergadering in de rechterzijbalk.
- Vink het vakje aan naast de naam van de persoon (of personen) die je aan de kamer wilt toevoegen.
- Klik op “Toewijzen” en kies een kamer waar je deze contacten wilt toevoegen.
- Als u meer brainstormruimten wilt maken, herhaalt u stap 2 en 3 totdat u iedereen aan hun ruimten hebt toegewezen.
Opmerking: Deelnemers aan de vergadering die hebben deelgenomen met een bureautelefoon, kunnen niet deelnemen aan brainstormruimten. U kunt de centrale vergadering gebruiken als hun breakout room.
Hoe hernoem je een breakoutruimte in Microsoft Teams?
Het hernoemen van een breakoutruimte is vooral handig als u met meerdere ruimten werkt. U kunt elke groep een naam geven, zodat deze het beste de taak of personen weergeeft die eraan zijn toegewezen. Dit is een relatief eenvoudige taak die slechts een paar stappen omvat:
- Plaats de muisaanwijzer op de kamer waarvan u de naam wilt wijzigen en klik op de ellipsknop. Dit zal meer opties tonen.
- Klik op de optie "Kamer hernoemen" in het vervolgkeuzemenu.
- Hernoem de groep en klik op "Rename room" om te voltooien.
- Herhaal stap 1-3 voor alle groepen die hernoemd moeten worden.
Hoe sluit ik een brainstormruimte in Microsoft Teams?
Als u een brainstormruimte sluit, keren alle deelnemers terug naar de centrale vergadering. U kunt breakoutruimten afzonderlijk of tegelijkertijd sluiten.
Een Breakout Room afzonderlijk sluiten
- Plaats de muisaanwijzer op de kamerstatus 'Open' in de rechterzijbalk.
- Klik op de ellipsknop voor meer opties.
- Selecteer "Kamer sluiten" in het vervolgkeuzemenu.
Sluit alle brainstormruimten tegelijkertijd
- Selecteer de optie "Kamers sluiten" in de rechterzijbalk.
Deze kamers zullen nu hun status wijzigen in 'Gesloten'. Wanneer alle deelnemers terug zijn bij de centrale vergadering, klikt u op "Hervatten" om de vergadering voort te zetten.
Hoe deelnemers toestaan terug te keren naar de hoofdvergadering in teams?
Standaard kunnen deelnemers niet terugkeren naar de centrale vergadering terwijl ze zich in de brainstormruimte bevinden. U moet deze optie vooraf inschakelen. Gelukkig is het hele proces een fluitje van een cent:
- Ga naar de bovenkant van de brainstormruimte en klik op het weglatingsteken voor meer opties.
- Klik op 'Kamerinstellingen'.
- Schakel de schakelknop in waarmee de deelnemers terugkeren naar de centrale vergadering.
De deelnemers aan de vergadering hebben nu de mogelijkheid om op de knop "Terug" in hun breakout-ruimte te klikken om ze terug te brengen naar de centrale vergadering. Ze kunnen ook teruggaan naar de breakoutroom door op de knop "Join Room" te klikken.
Aanvullende veelgestelde vragen
Hier volgen nog enkele vragen om u te helpen het meeste uit Microsoft Teams te halen.
Hoe zit het met het gebruik van teams en kanalen voor het evenement?
Teams en kanalen zijn essentiële onderdelen van Microsoft Teams. Teams vormen een groep mensen, inhoud of tools die specifieke projecten binnen een organisatie omringen. Ze kunnen privé of openbaar zijn. Als het hoofddoel is om een team privé informatie uit te laten wisselen in een bepaald kanaal, kun je breakoutrooms maken. Deze functie is beschikbaar in de ''Meet Now'' (Kanaalvergaderingen).
Je kunt standaard brainstormruimten voor kanalen hebben waar iedereen aan mee kan doen, of een privékanaal waar je deelnemers moet uitnodigen.
Enkele van de voordelen van het gebruik van teams en kanalen zijn het eenvoudig delen van materiaal, het niet delen van URL-vergaderingen en een altijd beschikbare chatoptie.
Hoe zit het met mobiele teams?
U kunt de Microsoft Teams-app gebruiken om vergaderingen bij te wonen op uw iOS- of Android-apparaat. Je kunt de app downloaden in de App Store of Google Play. Als het gaat om toegang tot brainstormruimten, kunt u hieraan deelnemen op uw mobiele apparaat, maar u kunt er geen maken. U moet hiervoor de desktopversie gebruiken. Verder kun je met de mobiele Teams-app chatten, bellen, bestanden delen en uploaden, schakelen tussen kamers of ze verlaten. Wanneer de organisator van de vergadering een brainstormruimte sluit, leidt uw telefoon u automatisch door naar de centrale vergadering.
Over het algemeen is Mobile Teams een uitstekend alternatief voor het bijwonen van vergaderingen als uw computer buiten bereik is. Het organiseren van een is echter veel efficiënter wanneer dit op de desktopversie wordt gedaan.
Beheersen van Microsoft Teams Breakout Rooms
Het maken en beheren van brainstormruimten in Microsoft Teams is geen rocket science. Als u weet hoe deze kamers werken, kunt u elke vergadering waar u achter staat beter organiseren. Dat is precies waarom we deze gids hebben gemaakt. Hopelijk kunt u nu gemakkelijk deelnemen aan brainstormruimten, deze maken en beheren.
Voor welke taken maakt u gewoonlijk brainstormruimten? Vind je het makkelijker om een vergadering te managen met deze kamers? Deel uw ervaringen in de opmerkingen hieronder.