Het uitvoeren van onkostendeclaraties is een van de essentiële onderdelen van het beheren van uw bedrijf met QuickBooks. Het geeft u een overzicht van waar u uw geld aan uitgeeft en of u uw financiën goed beheert. Maar hoe voer je onkostendeclaraties precies uit in QuickBooks?
In dit artikel laten we u verschillende manieren zien om een onkostennota in QuickBooks uit te voeren. We bespreken ook enkele andere kostengerelateerde functies die u zullen helpen grip te krijgen op uw uitgaven.
Hoe voer je een onkostendeclaratie uit in QuickBooks?
In QuickBooks hoeft u onkostendeclaraties niet handmatig uit te voeren. Het programma doet dit automatisch voor u in het gedeelte Rapportage. Dit proces wordt uitgevoerd door informatie te verkrijgen over de uitgaven die u hebt ingevoerd met QuickBooks. Om nauwkeurige onkostendeclaraties te garanderen die u een duidelijk beeld geven van de uitgaven van uw bedrijf, moet u uw uitgaven rechtstreeks in het programma invoeren.
Er zijn veel soorten rapporten in QuickBooks. De meest algemene is het Profit & Loss-rapport dat al uw inkomsten en uitgaven weergeeft. Als u een concrete onkostennota wilt maken, kunt u dit doen door de 'Onkostennota onkosten per leverancier' uit te voeren. Hier leest u hoe u dit doet:
- Ga naar het tabblad "Rapporten".
- Kies in het gedeelte 'Bedrijf en financieel' het gewenste rapport.
- Kies 'Uitgaven per leverancierdetail'.
- Klik met de rechtermuisknop op het rapport om het te openen.
U heeft nu een overzicht van bepaalde uitgaven van uw bedrijf. Als u het rapport wilt afdrukken, klikt u op de optie "Afdrukken" en past u uw afdrukeigenschappen aan. Als u klaar bent, drukt u nogmaals op "Afdrukken".
U kunt uw rapport ook opslaan als pdf-bestand. Voer gewoon het gedeelte "Bestand" in en klik op "Opslaan als PDF".
Hoe voert u leverancierskostenrapporten uit op QuickBooks Desktop?
Als u QuickBooks op uw pc gebruikt, is het uitvoeren van onkostendeclaraties volgens leveranciers iets anders. Het proces is als volgt:
- Log in op uw QuickBooks-bureaublad.
- Druk op het tabblad 'Rapporten' boven aan uw scherm.
- Selecteer 'Verkopers en schulden' en selecteer vervolgens 'Onbetaalde rekeningendetails'.
Hiermee krijgt u toegang tot alle onbetaalde rekeningen van uw bedrijf. Hierdoor krijgt u echter niet veel diepgaande informatie te zien over elke leverancier waarmee uw bedrijf samenwerkt. Ga als volgt te werk om de individuele uitgaven van leveranciers nader te bekijken:
- Kies het tabblad "Rapport aanpassen" op het scherm van uw onbetaalde facturen.
- Selecteer de optie "Filters".
- Stel de parameters in om rekeningen met "Betaalde status" aan te geven.
Hiermee worden uw uitgaven gecategoriseerd en krijgt u een overzicht van elke factuur die uw bedrijf heeft betaald. Als er teveel rekeningen op het scherm staan, kunt u de uitgaven verder categoriseren door een datumbereik te selecteren.
Hoe uitgaven op jaarbasis weer te geven
Door uw bedrijfsvoering jaarlijks te evalueren, zorgt u ervoor dat uw bedrijf solvabel blijft. Dienovereenkomstig is het doornemen van de kosten die uw bedrijf elk jaar maakt een integraal onderdeel van het beheren van uw financiën met QuickBooks. Zo kunt u uw uitgaven op jaarbasis bijhouden:
- Klik op het menu "Rapporten".
- Ga naar 'Rapport zoeken op naam' en selecteer 'Transactiedetails per account'.
- Terwijl u naar uw rapport kijkt, drukt u op het tabblad "Aanpassen".
- Druk op de knop "Filter" om toegang te krijgen tot meer opties.
- Druk in het menu 'Transactietype' op 'Uitgaven'.
- Terwijl u door het menu "Account" gaat, selecteert u de accounts die u in uw rapport wilt zien.
- Selecteer de optie "Rapport uitvoeren".
- Selecteer 'Rapportperiode' en kies 'Dit boekjaar' of 'Dit kalenderjaar'.
- Druk op de optie "Rapport uitvoeren".
Als u klaar bent, kunt u op "Aanpassing opslaan" drukken om de voorkeuren voor uw rapport op te slaan. Als gevolg hiervan hoeft u niet elke keer dezelfde wijzigingen aan te brengen als u uw rapport ontvangt.
Ga als volgt te werk om weer naar uw aangepaste rapport te gaan:
- Ga naar het gedeelte 'Rapporten'.
- Druk op 'Aangepaste rapporten'.
- Kies het aangepaste rapport.
Uitgaven weergeven
Als u wilt dat uw onkostendeclaraties het bedrag weergeven dat u per maand aan leveranciers betaalt, kunt u dit op de volgende manier doen:
- Ga naar het menu "Rapporten".
- Zoek en selecteer 'Uitgaven per leveranciersoverzicht'.
- Druk op de optie "Aanpassen".
- Geef het datumbereik voor uw rapportageperiode aan, afhankelijk van de datums van uw facturen.
- Druk op het menu "Kolommen" op het tabblad "Kolommen/Rijen".
- Selecteer 'Maanden'.
- Druk op de optie "Rapport uitvoeren".
Dit is wat u moet doen om uw maandelijkse rapporten op te slaan:
- Terwijl uw rapport wordt uitgevoerd, drukt u op het tabblad "Aanpassing opslaan".
- Typ de naam van uw rapport.
- Kies of u uw rapport wilt delen met geselecteerde gebruikers of met alle gebruikers. Als u geen van beide opties selecteert, heeft alleen de maker van het rapport er toegang toe.
- Druk op de knop "OK".
Nadat u uw rapport hebt opgeslagen, is het vrij eenvoudig om het te vinden. Volg gewoon deze acties:
- Ga naar het menu "Rapporten".
- Kies 'Aangepaste rapporten'.
- Zoek uw rapport op de eerder opgeslagen naam.
Houd uw uitgaven bij Bay
Nu u weet hoe u uw onkostendeclaraties in QuickBooks moet uitvoeren, zowel op jaarbasis als op maandelijkse basis, wordt het bijhouden van uw financiën veel gemakkelijker. U heeft op elk moment toegang tot uw rapporten om te zien of er onnodige uitgaven zijn geweest die uw bedrijf schade hebben berokkend. Zo ja, gebruik dan QuickBooks om te bepalen voor welke uitgaven geen plaats is in uw bedrijf.