Als de transacties op uw QuickBooks-account zich hebben opgestapeld, heeft u mogelijk geprobeerd ze te verwijderen. Alleen om te ontdekken dat het niet zo eenvoudig is als je aanvankelijk dacht.
Om het nog ingewikkelder te maken, is het bulksgewijs verwijderen van transacties niet beschikbaar op QuickBooks Online. Maar er is geen reden om je zorgen te maken. Dit artikel is bedoeld om u te helpen relatief eenvoudig van de overtollige gegevens af te komen.
Verder krijg je nog wat extra tips over het beheren van transacties met QuickBooks.
Voordat je start
Om een paar transacties in één keer te verwijderen, moet u de tool Batch Delete/Void Transactions gebruiken.
Deze tool/optie wordt geleverd met QuickBooks Desktop Accountant 2017. En hetzelfde geldt voor Enterprise en Enterprise Accountant 17.0 of hoger.
Het is noodzakelijk om te zijn aangemeld als een externe accountant of beheerder. En multi-valuta wordt niet ondersteund bij het verwijderen van meerdere transacties.
Bovendien zijn er enkele transacties die u helemaal niet in bulk kunt verwijderen.
- loonstrookjes
- Facturen met vergoeding (items, kilometers of tijden)
- Transacties in een gesloten periode
- Salaris aansprakelijkheidscontroles
- Online factuurbetalingen
- Facturen met factureerbare kosten en tijd
- Btw-betalingen
Bulksgewijs verwijderen van transacties - Stapsgewijze handleiding
Stap 1
Start QuickBooks, ga naar Bestand en klik op "Overschakelen naar modus voor één gebruiker". Soms is er ook een optie "Overschakelen naar modus voor meerdere gebruikers", klik daar niet op. Anders kunt u geen verdere acties uitvoeren.
Stap 2
Navigeer vervolgens naar Accountant en klik op "Batch Verwijderen/Ongeldige Transacties". Kies de transacties waarvan u af wilt. U kunt dit doen vanuit de lijst met Beschikbare Transacties.
Stap 3
Klik op "Review & Void" om door te gaan met verdere acties. Deze optie is ook beschikbaar als “Review & Delete”. Het doet in ieder geval hetzelfde.
Stap 4
Klik nu op een van de twee knoppen - "Back-up en ongeldig maken" of "Back-up maken en verwijderen". Deze actie is optioneel en u kunt "Alleen ongeldig maken" of "Alleen verwijderen" kiezen in het vervolgkeuzemenu.
Om het menu weer te geven, klikt u op de pijl-omlaag naast de bovengenoemde knoppen. Dat uit de weg, hoeft u alleen maar te bevestigen door op Ja te klikken.
Pro-tip:
Als u de verwijderde of geannuleerde transacties moet bijhouden, biedt QuickBooks u de mogelijkheid om ze af te drukken.
Kies "Bekijk verwijderd/geannuleerd transactierapport" en druk op Ctrl/Cmd + P om het af te drukken. U kunt ook de lange route nemen en Afdrukken selecteren in het menu Bestand.
Alternatieve methode
Deze methode is van toepassing op het bulksgewijs verwijderen van bankfeedtransacties. Dit is wat u moet doen:
Stap 1
Selecteer het menu Bankieren en kies uw rekening. Navigeer vervolgens naar de optie "Voor beoordeling" en selecteer de transacties die u wilt verwijderen.
Stap 2
Druk op de knop "Batchacties" en selecteer "Geselecteerde uitsluiten". Nu kunt u naar het gedeelte Uitgesloten gaan en de gegeven transacties nog een keer selecteren.
Kies opnieuw de knop "Batchacties" en selecteer "Verwijderen" in het menu.
Opmerking:
Degenen die het diagram met rekeningtransacties willen verwijderen, moeten ze nog steeds één voor één verwijderen. Maar er zijn geruchten dat QuickBooks in de toekomst een bulkverwijderingsoptie zal bevatten.
Transacties één voor één verwijderen
Deze methode is iets eenvoudiger. Aan de andere kant is het van toepassing op QuickBooks Desktop en moet u zich aanmelden met beheerdersrechten.
Stap 1
Open QuickBooks, navigeer naar het hoofdmenu en selecteer Lijsten. Klik vervolgens op "Rekeningschema" - het verschijnt onder het vervolgkeuzemenu.
Stap 2
Ga naar het account met de transacties die u wilt verwijderen en klik op Openen. Blader door alle transacties en vind degene die u wilt verwijderen. Houd er rekening mee dat de transacties verschijnen in de volgorde van uw keuze, en u kunt dat wijzigen.
Stap 3
Eenmaal bij de transactie die u wilt dumpen, selecteert u Bewerken in het hoofdmenu en klikt u op Verwijderen. Er is een bevestigingspop-up en je drukt op OK om te bevestigen.
Geavanceerde filteropties
Als u al uw transacties via QuickBooks uitvoert, kunnen filteropties het verwijderen van overtollige transacties aanzienlijk versnellen.
Ten eerste kunt u met QuickBooks filters toepassen op basis van transactietype. En het beste is dat u ze vervolgens kunt annuleren of verwijderen volgens het filter. Ga naar de optie Transactietype, klik op het vervolgkeuzemenu ernaast en klik vervolgens op het specifieke transactietype.
Deze omvatten het volgende:
- Tegoeden factureren
- Betalingscheques factureren
- Terugbetalingscheques
- Rekeningen terugbetalen
- Financieringskosten
Daarnaast kunt u transacties filteren op datum. Ga binnen de Beschikbare transactie naar "Transacties weergeven door" en klik op het vervolgkeuzemenu ernaast.
Daar kunt u "Laatst gewijzigde datum", "Datum invoeren" en "Transactiedatum" selecteren. Bovendien biedt QuickBooks u de mogelijkheid om ongeldige of gekoppelde transacties te verbergen of weer te geven.
Om een van beide te verbergen of weer te geven, klikt u op het vak voor de overeenkomstige optie. Deze bevinden zich naast het vervolgkeuzemenu Transactietype.
Maak uw boeken onberispelijk schoon
Op dit moment is het bulksgewijs verwijderen van QuickBooks-transacties waarschijnlijk meer werk dan u had verwacht. Voornamelijk vanwege de veiligheid of bepaalde regelgeving die de dienstverlening vormgeeft.
Wat is uw mening hierover? Waarom denk je dat QuickBooks het verwijderen van meerdere transacties lastig maakte? Deel uw mening met de rest van de TJ-gemeenschap in de opmerkingen hieronder.