Als u regelmatig e-mails verzendt en ontvangt, maar van plan bent binnenkort op vakantie te gaan, dan is het instellen van geautomatiseerde antwoorden uw redding. Automatische antwoorden zijn door de machine gegenereerde teksten die worden geactiveerd zodra u een e-mail ontvangt, maar niet op kantoor bent om deze te beantwoorden. Op deze manier weet de afzender dat u niet op kantoor bent vanwege vakantie en wordt uw inbox beschermd tegen vervolge-mailbombardementen.
Als u op zoek bent naar een gemakkelijke manier om "afwezigheidsantwoorden" in Outlook in te stellen, dan is deze handleiding iets voor u. In het onderstaande artikel wordt ingegaan op het instellen van "out of office"-antwoorden in Outlook op verschillende platforms.
Afwezigheid instellen in Outlook op een pc
Als u de webversie van Outlook op pc gebruikt om e-mails te verzenden en ontvangen, kunt u in een paar stappen snel een "afwezig"-antwoord instellen. Het enige wat u hoeft te doen is:
- Log in op uw Outlook-account in uw browser.
- Klik op het "tandwielpictogram" in de rechterbovenhoek.
- Klik op "Bekijk alle Outlook-instellingen".
- Selecteer het tabblad "Mail".
- Schakel de optie "Automatische antwoorden aan" in.
- Typ jouw "
niet op kantoor” antwoord in het tekstvak.
- Klik op 'Opslaan' en het venster wordt gesloten.
Bij stap 5, onder 'Automatische antwoorden aan', vindt u een andere optie met de naam 'Alleen antwoorden gedurende een bepaalde periode verzenden'. Deze optie is ideaal als u "afwezigheidsberichten" slechts voor een beperkte tijd wilt verzenden, zoals het begin en het einde van uw vakantie.
Als u deze optie inschakelt, hoeft u ook niet meer terug te gaan naar Outlook als u automatische antwoorden wilt uitschakelen.
Afwezigheid instellen in Outlook op de iPhone-app
Outlook heeft een fantastische mobiele versie beschikbaar in de App Store. Als u uw e-mails beheert vanuit het gemak van uw iPhone, is het instellen van "Out of Office" -antwoorden vrij eenvoudig.
Dit zijn de stappen om aan de slag te gaan:
- Start de app "Outlook" op uw iPhone.
- Klik op 'Thuis'.
- Klik op het pictogram "Instellingen".
- Selecteer uw Outlook-account.
- Tik op de optie "Automatische antwoorden".
- Druk op de schakelaar "Automatische antwoorden" om "afwezigheidsantwoorden" in te schakelen.
- Typ de "
niet op kantoor' antwoord in het tekstvak onder de schakelaar 'Automatische antwoorden'.
Nadat u weer op kantoor bent, keert u gewoon terug naar uw Outlook-account in de Outlook-app en volgt u dezelfde stappen tot stap 6. Tik op de schakelaar "Automatische antwoorden" om "afwezigheidsantwoorden" uit te schakelen.
Afwezigheid instellen in Outlook op een Android
Werken met de Android Outlook-app is een geweldige ervaring, maar het is nog eenvoudiger om uw "afwezigheids"-antwoorden in te schakelen voordat u op vakantie gaat. Schakel, voordat u de stad verlaat, uw "afwezigheidsreacties" in met deze stappen:
- De app "Outlook" op uw Android starten.
- Selecteer de "Home" in de linkerbovenhoek; het zijn drie horizontale lijnen.
- Voer "Instellingen" in.
- Kies het account om "afwezigheidsreacties" in te stellen.
- Tik op "Automatische antwoorden" onder de titel van het account om een nieuw venster te openen.
- Typ de "
niet op kantoor” tekst die u wilt gebruiken in het vak onder “Iedereen beantwoorden met.”
- Selecteer het pictogram "Controleren" in de rechterbovenhoek van het venster.
U hoeft zich nu geen zorgen meer te maken dat u uw klanten niet op de hoogte houdt.
Afwezigheid instellen in Outlook op een iPad
Als u Outlook op een iPad gebruikt, kunt u op hetzelfde apparaat werken en uw e-mails beheren. Als u van plan bent om verlof op te nemen van uw kantoor, hoeft u als bonus geen speciale reis naar uw werk te maken. U kunt Outlook-antwoorden in een paar stappen rechtstreeks vanaf uw iPad instellen.
U moet beginnen met:
- Start de app "Outlook" op uw iPad.
- Tik op het pictogram "Home" dat zichtbaar is in de linkerbovenhoek.
- Kies het pictogram "Instellingen".
- Tik op uw Outlook-account.
- Kies de optie "Automatische antwoorden".
- Selecteer de schakelaar "Automatische antwoorden" om "afwezigheidsantwoorden" in te schakelen.
- Typ jouw "
niet op kantoor' antwoord in het tekstvak onder de schakelaar 'Automatische antwoorden'.
Uw Outlook zal nu automatisch antwoorden op e-mails die op uw iPad zijn ontvangen.
Exchange-accounts werken iets anders dan gewone Gmail- en Yahoo-accounts. Als u een Exchange-account in Outlook hebt, kunt u "afwezigheidsantwoorden" inschakelen met de volgende stappen:
- Start de app "Instellingen" op uw iPad.
- Selecteer 'Accounts en wachtwoorden'.
- Kies het e-mailaccount om afwezigheidsantwoorden in te schakelen.
- Scroll naar beneden en selecteer 'Automatisch beantwoorden' en schakel het 'aan' in.
- Kies een "Einddatum" om aan te geven wanneer de "afwezigheids"-antwoorden moeten worden stopgezet.
- Typ uw gewenste "
niet op kantoor' antwoord in het 'Afwezig-bericht'. - Selecteer de knop "Opslaan".
- Verlaat de app "Instellingen".
Het Exchange-account op uw Outlook stuurt "afwezig"-antwoorden net als elk ander e-mailaccount.
Aanvullende veelgestelde vragen
Hoe zet ik het weer uit als ik weer op kantoor ben?
Als u automatische "afwezigheidsreacties" in Outlook wilt uitschakelen, kunt u dit eenvoudig doen door de onderstaande stappen te volgen:
1. Log in op uw Outlook-account in uw browser.
2. Klik op het "tandwielpictogram" in de rechterbovenhoek.
3. Klik op "Bekijk alle Outlook-instellingen".
4. Selecteer het tabblad "Mail".
5. Schakel de schakelaar "Automatische antwoorden aan" uit.
Ondersteunt Outlook "Out of Office"-antwoorden voor Gmail?
Outlook ondersteunt "out of office"-antwoorden voor zowel Gmail als Yahoo. Het instellen van "out of office" -antwoorden is relatief eenvoudig voor Gmail- en Yahoo-accounts in Outlook. Microsoft Exchange-accounts werken op dezelfde manier met een klein verschil om "afwezigheids"-antwoorden in te stellen.
Houd uw klanten op de hoogte
Iedereen verdient af en toe een pauze, maar het is het beste om "out of office" -antwoorden in uw Outlook-account in te stellen voordat u van kantoor weggaat. Het kan levensreddend zijn, omdat het klanten laat weten dat u niet beschikbaar bent voor een onmiddellijke reactie. Ze weten misschien ook wanneer ze een reactie kunnen verwachten als u dat soort informatie verstrekt in uw "afwezigheids"-antwoord, waardoor communicatie een stuk eenvoudiger wordt en het leven een stuk eenvoudiger.
Hoe vaak zet u out-of-office-antwoorden in uw Outlook? Schakelt u automatische reacties handmatig uit? Vertel het ons in het commentaargedeelte hieronder.