U kunt veel doen om de efficiëntie van uw team te verbeteren, en het gebruik van een samenwerkingshub zoals Microsoft Teams is daar een van. Het is een geweldige communicatietool die je kunt gebruiken om te chatten, bestanden te delen en audio- en videovergaderingen te houden met je team.
Als je net begint met Teams, weet je misschien niet zeker hoe je een vergadering moet plannen. Er zijn verschillende manieren waarop u dit kunt doen, en uw opties zijn afhankelijk van de Microsoft Teams-versie die u gebruikt. In dit artikel geven we je alle details die je moet weten.
Een vergadering plannen in Microsoft Teams
Je Microsoft Teams-account is gekoppeld aan alle Microsoft 365 Group-producten zoals SharePoint, Outlook, Yammer, etc. En de agenda die je in Teams gebruikt, is direct gekoppeld aan de Microsoft Exchange-agenda.
Outlook gebruikt ook de Exchange-agenda. Dat betekent dat zodra je een meeting plant via Outlook, deze automatisch verschijnt in Teams en andersom. Zo kunt u een vergadering plannen in Microsoft Teams:
- Klik in de Teams-chat op de Een vergadering plannen pictogram (onder het vak voor het nieuwe bericht.)
- Selecteer vervolgens Kalender, dat zich in het linkerzijpaneel bevindt, en klik vervolgens op Nieuwe vergadering.
- Er verschijnt een pop-upvenster. U kunt de tijd en datum voor de vergadering selecteren.
- Als u klaar bent met plannen, klikt u op Sparen. Daarna wordt het pop-upvenster gesloten en kunt u de uitnodigingen voor de vergadering verzenden met Outlook.
Planningsassistent
In het pop-upvenster kunt u ook de functie van Planningsassistent. Deze functie helpt u het juiste moment te vinden voor alle leden van uw team, inclusief u.
Wanneer u deze optie selecteert, kunt u zien wanneer deelnemers aan de vergadering vrij zijn en wanneer ze bezet zijn. Donkerblauw staat voor de tijdvakken wanneer ze niet beschikbaar zijn. De lichtblauwe slots zijn de beschikbare tijden en de grijze tijdvakken zijn de niet-werktijden van de deelnemer.
Mensen buiten je team uitnodigen
Een van de leuke dingen van Microsoft Teams is dat je mensen buiten je organisatie kunt uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering.
Ze hoeven niet eens een Microsoft Teams-licentie te hebben. Het enige wat je nodig hebt is hun naam en e-mailadres, en je kunt de uitnodiging verzenden. Dit is wat u moet doen:
- Open de Voeg vereiste deelnemers toe optie in het pop-upformulier Nieuwe vergadering.
- Klik op Optioneel.
- Voer het e-mailadres van de persoon in.
- Klik op Uitnodiging, zal binnenkort een e-mailuitnodiging in hun inbox belanden.
U kunt ook een vergadering plannen die binnen een specifiek Teams-kanaal zal plaatsvinden. Op de Nieuwe vergadering vorm, selecteer Kanaal toevoegen. Als je het eenmaal hebt ingesteld en de uitnodigingen hebt verzonden, kun je het kanaal niet meer wijzigen.
Als u een wijziging moet aanbrengen, moet u nieuwe uitnodigingen maken. Als een vergadering op een kanaal plaatsvindt, kan iedereen die deel uitmaakt van dat team ook deelnemen aan de vergadering, zelfs als ze de uitnodiging niet hebben ontvangen.
Microsoft Teams gratis editie
Als je een gratis versie van Teams gebruikt, vraag je je misschien af waar de planningsoptie in je app is. Helaas kun je in de gratis versie van Microsoft Teams geen vergadering plannen.
Maar dat betekent niet dat je helemaal niet kunt vergaderen. De app heeft de Ontmoet nu optie voor wanneer u het team snel moet verzamelen.
Het enige dat u hoeft te doen, is op het camerapictogram naast . klikken Ontmoet nu en selecteer vervolgens alle namen van mensen die de vergadering zullen bijwonen. Deze functie is ook beschikbaar voor op abonnementen gebaseerde Teams-accounts.
Meer over Microsoft-teamvergaderingen
U kunt maximaal 250 personen in één Teams-vergadering hebben. U kunt echter niet elke deelnemer tegelijkertijd zien. Vóór recente updates kon je maximaal vier actieve deelnemers aan een gesprek zien. U kunt nu negen deelnemers tegelijk op het scherm hebben. Maar de nieuwe update bracht een aantal andere opwindende innovaties.
Deelnemers aan Microsoft Teams-vergaderingen hebben nu een betere audiokwaliteit en aangepaste achtergronden voor de vergaderingen. Je kunt ook een video vastzetten als het nodig is om meer aandacht te besteden aan een bepaalde deelnemer aan de vergadering. Andere vergadergerelateerde functies zijn onder meer een virtuele lobby, het delen van schermen en interactieve probleemoplossing.
Breng uw team(s) dichterbij
Er zijn veel manieren waarop u uw werkplek efficiënter kunt maken met Microsoft Teams. Het is meestal een app op basis van chats en het delen van bestanden. Maar het is ook een fantastisch hulpmiddel wanneer u een videoconferentie met uw team moet houden.
Het plannen van een vergadering met een planningsassistent maakt de logistiek van het vinden van het juiste moment veel comfortabeler. En als iemand geen deel uitmaakt van uw organisatie of team, kan hij toch meedoen. Stuur ze gewoon een uitnodiging via e-mail.
Heb je ooit een Microsoft Teams-vergadering bijgewoond? Of een geplande? Laat het ons weten in de comments hieronder.